Inhalt einer Baudokumentation

Was gehört hinein? Warum benötige ich eine Dokumentation? Wann ist sie rechtssicher?

Aber auch, wenn alles gut geht, gehört eine aussagekräftige Baudokumentation zu den geschuldeten Leistungen nach der HOAI, soweit das vertraglich vereinbart ist.

Besteht eine Dokumentationspflicht für Architekten und Ingenieure?

Die Dokumentationspflichten für Architekten und Ingenieure ergeben sich aus dem Architekten- bzw. Ingenieurvertrag. 

Qualtitätsmerkmale einer guten Dokumentation

Eine gute Dokumentation ist

1. Vollständig
2. Übersichtlich
3. Verständlich auch für Dritte: Auftraggeber, Nachfolger oder Vertreter
4. Strukturiert
5. Korrekt
6. Nachvollziehbar
7. Objektiv
8. Unveränderbar (mit Änderungshistorie / revisionssicher)

Häufig schreiben Auftraggeber bereits den Umfang der Baudokumentation vor. 

Es ist zu empfehlen, eine Liste aller gewünschten Unterlagen anzufertigen und sowohl im Bauvertrag als auch im Architektenvertrag genau zu regeln, was wie dokumentiert werden soll, um künftigen Streit zu vermeiden.

So kann später auch die Vollständigkeit leicht geprüft werden.

Welche Inhalte gehören in eine Dokumentation des Bauablaufs?

• Bau- und Ausstattungsbeschreibung: Was ist mit dem Auftraggeber und den bauausführenden Unternehmen vereinbart worden?

• Alle zeichnerischen Darstellungen (Pläne): Wann hat sich was geändert? Wichtig für Diskussionen um Nachträge, wenn das ursprüngliche Bausoll von den aktuellen Situationen abgegrenzt werden muss.

• Rechnerische Ergebnisse: Wann sind welche Kosten ermittelt worden, wie haben sie sich verändert und wodurch? Wann ist der Auftraggeber hierüber informiert worden? Wie hat er reagiert? Hat er die Mehrkosten genehmigt oder eine Umplanung beauftragt?

• Zusammenstellung der Termine und Fristen: Was ist mit dem Auftraggeber und den bauausführenden Unternehmen vereinbart worden? Was hat sich wodurch geändert? Wann ist der Auftraggeber hierüber informiert worden? Wie hat er reagiert? Hat er Änderungen angeordnet?

• Entwurfs- und Ausführungsplanung: Welcher Planungsstand ist vom Auftraggeber freigegeben worden?

• Das Bautagebuch ist in der Leistungsphase 8 eine Grundleistung der HOAI. Es enthält die Stundenzettel der bauausführenden Unternehmen, Informationen der Nachunternehmer, über verwendetes Material und Baugeräte, Baufortschritt, Mangel, Schäden, Wetter und Vieles mehr.

• Erfassung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter und Maschinen – wer hat wann und wie lange (mit den Maschinen) gearbeitet?

• Behinderungsanzeigen und deren Bewertung, etwaige Reaktionen hierauf, Auswirkungen auf den Bauablauf auch der anderen Gewerke, Information des Auftraggebers hierüber.

• Nachtragsmanagement: Sind Nachträge fachlich begründet und der Höhe nach berechtigt? Information des Auftraggebers hierüber.

• Mängelmanagement: Ermitteln der Verantwortlichkeiten, Fristsetzung, Fristenverfolgung, Unterrichtung des Auftraggebers hierüber.

• Termin- und Fristenverfolgung in der Ausschreibungsphase und während des Bauablaufs.

• Überwachung des Bauzeitenplans und Ermitteln des Verzugs anderer am Bau Beteiligter.

• Aufbewahrungsfristen

• Übergabeprotokolle

• Abnahmeprotokolle



• Aufmaß und Abrechnung

Digitale Lösungen bieten viele Vorteile

• Alle Informationen an einem Ort
• Wer digital sucht, der findet
• Revisionssicher & nachvollziehbar
• Dokumentierte Übergaben
• Jeder Vorgang kann mobil festgehalten werden

Ist eine sehr umfangreiche Baudokumentation gewünscht, kann dies für den Planer mit erheblichem personellem und organisatorischem Aufwand verbunden sein. Dieser zusätzliche Aufwand ist nicht durch die Grundleistungen der HOAI abgedeckt.

Architekten und Ingenieure sollten daher schon beim Vertragsschluss auf den geschuldeten Umfang der Baudokumentation achten und gegebenenfalls ein Honorar für besondere Leistungen vereinbaren.

Warum ist eine Baudokumentation nicht nur lästig, sondern auch sinnvoll?

Argumentationsgrundlage für den Auftraggeber

Architekten und Ingenieure sind nicht nur Interessenvertreter des Bauherrn gegenüber bauausführenden Unternehmen. Sie helfen dem Bauherrn auch beim Nachweis der Einhaltung von Förderrichtlinien.

Eine sorgfältige Dokumentation unterstützt den Bauherrn, wenn bauausführende Unternehmen Behinderungen oder Nachträge geltend machen und eine Verlängerung der Ausführungszeiten oder eine Vergütungsanpassung verlangen:

Mit einer aussagekräftigen Dokumentation lassen sich die Angaben der Unternehmer auf ihre Richtigkeit hin überprüfen oder widerlegen.



Erst mit der Bescheinigung darüber, dass bei der Baumaßnahme die Förderrichtlinien eingehalten worden sind, kann der Bauherr Fördermittel abrufen.

Rechtssicherheit für Sie und Ihr Unternehmen

Architekten und Ingenieure dokumentieren auch im eigenen Interesse

Eine Dokumentation ist in allen Leistungsphasen der HOAI als Grundleistung vorgesehen.

Sie ist daher nicht nur Tätigkeitsnachweis, sondern dient auch der Begründung und Durchsetzung von Honoraransprüchen.

Zudem lassen sich nicht erst in der Ausführungsphase, sondern auch schon in der ersten Planungsphase Mängel- oder Schadenersatzansprüche abwehren, wenn sich mit einer geeigneten Dokumentation nachweisen lässt, dass der Bauherr rechtzeitig über Kosten, Kostenrisiken und -Entwicklungen aufgeklärt worden ist, über Risiken, Vor- und Nachteile von Bauprodukten oder Fertigungstechniken und über Termine oder terminliche Auswirkungen von Änderungswünschen.

Eine Dokumentation belegt auch, welchen Planungsstand der Auftraggeber als Grundlage für weitere Tätigkeiten freigegeben hat.

Eine Baudokumentation hilft beim Nachweis von Honorarnachträgen und bei der Verteidigung gegen Mängelrügen.



Übernimmt der Architekt oder Ingenieur die Bauleitung, insbesondere die nach LBO, haftet er auch für die Einhaltung der Verkehrssicherungspflichten und der Bauvorschriften.

Kommt es zu einem Unfall, kann gegenüber der Staatsanwaltschaft oder Versicherungen mit einer Dokumentation belegt werden, dass die übernommenen Pflichten erfüllt worden sind und eine zivil- und strafrechtliche Haftung abgewehrt werden.

Eine Baudokumentation hilft bei der Abwehr von zivil- und strafrechtlicher Haftung

Eine Baudokumentation ist im Interesse Dritter

Architekten und Ingenieure sind über den jeweiligen Vertrag hinaus oft auch gegenüber Dritten in der Pflicht. Als verantwortliche Bauleiter sind sie den am Bau Beteiligten gegenüber in der Verkehrssicherungspflicht, als Bauleiter nach LBO sind sie Auge und Ohr der Bauaufsichtsbehörden.

Eine sorgfältige Dokumentation schützt Architekten und Ingenieure dann vor einer zivil-, straf- oder öffentlich-rechtlichen Haftung. Übernehmen sie Überwachungspflichten gegenüber Fördermittelgebern, müssen sie die Einhaltung der Verpflichtungen aus diesem Vertrag zugunsten Dritter mit ihrer Dokumentation nachweisen können.

Beweislage

Eine gute Dokumentation liefert bei einer Streitigkeit zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber eine gute Beweislage. So ist der Zustand sowohl vor als auch nach der Abnahme festgehalten. Eine gute Beweislage hat einen großen Einfluss auf den Ausgang einer gerichtlichen Auseinandersetzung.

BEISPIEL

• Auftretende Mängel und deren Beseitigung werden für eine Gewährleistungsverfolgung erfasst, so dass beispielsweise erkennbar ist, wenn Probleme an bestimmten Stellen verstärkt oder immer wieder auftreten.

• Baumängel können frühzeitig erkannt und der verantwortlichen Personen oder Firmen zugeordnet werden.

• Maßnahmen zur Mangelbeseitigung werden belegt, so dass deren Notwendigkeit, aber auch deren Nachhaltigkeit -oder Erfolglosigkeit- belegt werden kann.



• Informationen zur Gewährleistung müssen während des gesamten Gewährleistungszeitraums zur Verfügung stehen

Haftung minimieren

Kann ein Planer oder Bauleiter durch eine gute und lückenlose Dokumentation die Einhaltung seiner Bauüberwachungspflichten nachweisen, kann er damit seine eigene Haftung minimieren.

BEISPIEL

• Dokumentation darüber, dass die Standsicherheit der Gerüste und die Absicherung von Treppen- und Aufzugsöffnungen kontrolliert worden sind, um die Einhaltung der Verkehrssicherungspflichten nachweisen und die zivil- und strafrechtliche Haftung bei Arbeitsunfällen minimieren zu können.



• Dokumentation darüber, dass der Auftraggeber über alle Risiken einer bestimmten Planung (z.B. Genehmigungsfähigkeit) oder Ausführungsart aufgeklärt worden ist, um das eigene Gewährleistungsrisiko zu minimieren.

Wie kann die Baudokumentation bei Nachtragsleistungen nach VOB/B helfen? 

Die Baudokumentation ist ein Werkzeug für Ihr Nachtragsmanagement

Terminliche und vergütungstechnische Nachträge werden durch einen Vergleich der vertraglichen Bau-Soll- Situation mit der aktuellen Bau-Ist- Situation bewertet. Zudem ist zu klären, warum der Auftraggeber für die Änderungen einzustehen hat. 

Eine Dokumentation liefert dem Auftraggeber die nötigen Beweismittel in seiner Auseinandersetzung mit den bauausführenden Unternehmen. 



BEISPIEL

Der Auftraggeber kann mit der Dokumentation seines Bauleiters nachweisen, dass der angeblich behinderte Unternehmer, der die Baustelle verlassen hat, in anderen Bereichen Baufreiheit hatte und seine Mitarbeiter mit wenig Aufwand hätte umsetzen können.

Das hilft dem Auftraggeber bei der Abwehr überzogener Forderungen des Unternehmers nach einer Verlängerung von Ausführungsfristen.

Ansprüche sichern oder abwehren

• Vergütung
• Sachmängel
• Schadenersatz

Eine Dokumentation dient dem Nachweis erbrachter Tätigkeiten zur Durchsetzung der eigenen Vergütung, aber auch zur Überprüfung der Vergütungsansprüche anderer am Bau Beteiligter gegenüber dem Auftraggeber.

Sie dient der Beweissicherung, wenn es zu Mängeln oder Schadenersatzansprüchen kommt.

BEISPIEL

• Der mangelhafte Zustand wird nach dem Ablauf der zur Mangelbeseitigung gesetzten Frist und vor der Selbstvornahme dokumentiert, damit die Kosten der Mangelbeseitigung dem Verursacher in Rechnung gestellt werden können

• Eigene Leistungen werden dokumentiert, damit Honoraransprüche durchgesetzt werden können



• Hinweise und Belehrungen über Risiken werden dokumentiert, damit Haftungsansprüche abgewehrt werden können

Zeitpunkt der Übergabe

Architekten und Auftraggeber sollten einen Zeitpunkt für die Übergabe der Dokumentation absprechen und bestenfalls einen Termin vereinbaren. Es sollte mehrere Termine für bestimmte Dokumentationsteile geben, da beispielsweise der Abschluss der Entwurfsplanung, die Vergabeunterlagen und die Aufmaßunterlagen naturgemäß unterschiedliche Abgabezeitpunkte haben. Die Dokumentation beginnt bei der Grundlagenermittlung und wird im Laufe der Planungs- und Bauphase ständig weitergeführt und ergänzt.

Sind in einem Architektenvertrag nur einzelne Leistungsphasen beauftragt, so ergibt sich daraus automatisch der begrenzte Umfang der Dokumentationspflicht. Der bauleitende Architekt ist nach Abschluss des Bauvorhabens im Rahmen seiner Vertragspflichten für die vollständige Dokumentation verantwortlich.

Vereinbaren sie einen Termin für die Übergabe der Dokumentation!

Nachweis des Zugangs der Dokumentation

Die Übergabe der Dokumentation sollte nachgewiesen werden können!

Sollte es zu einem Streit kommen, sind sie dann auf der sicheren Seite. Hierauf ist grade bei „schwierigen“ Auftraggebern oder wenn Sie auf große Risiken hingewiesen haben, zu achten.

BEISPIEL

Der Auftraggeber wünscht eine Ausführung von Bodenbelagsarbeiten vor einer ausreichenden Trocknung des Estrichs, um Zeit zu sparen. Der Planer weist den Auftraggeber auf die Risiken hin, die von der zu frühen Verlegung von Bodenbelägen ausgeht. Er minimiert so seine Haftung.

Lässt sich der Planer die Übergabe seiner Bedenkenanzeige vom Auftraggeber quittieren, kann er beweisen, dass er den Auftraggeber rechtzeitig und vollständig über die Risiken aufgeklärt hat. 

Aufbewahrungspflichten

Die Dokumentation sollte mindestens über die Gewährleistungszeit von 5 Jahren nach Abnahme der Architekten- oder Ingenieursleistung aufbewahrt werden. Zudem ist an eine Datensicherung zu denken.

Instrument gegen Korruption

Die Dokumentation von Vergabeverfahren dient der Korruptionsbekämpfung und belegt sachgerechte Entscheidungen.

Nachverfolgung von Bauabläufen

Wichtig für das Mängel- und Nachtragsmanagement, aber auch für allgemeine Vergütungsfragen ist es, die Bauabläufe auch noch nach Jahren nachvollziehen zu können, wenn es darüber zum Streit kommt.

BEISPIEL

• Fotos aus der Bauphase belegen eine bestimmte Bauausführung, so dass eine Mangelursache ausscheidet und teure Bauteilöffnungen unterbleiben können.

• Kommt es zu einem Streit über Bauablaufstörungen, sind diese auch nach langer Zeit noch nachvollziehbar, wenn sie gut dokumentiert werden.

• Dokumentationen über Lieferprobleme oder Wettereinflüsse, deren Intensität und Dauer können nach Jahren noch bei Auseinandersetzungen über Ablaufstörungen helfen.

• Die Dokumentation der technischen Abnahme belegt den Zustand von Bauteilen, die danach überbaut werden und nicht mehr sichtbar sind.



• Ein gemeinsames Aufmaß belegt Mengen und Massen von Leistungen, die danach überbaut werden und nicht mehr sichtbar sind.

Kostensteuerung

Sollten sich Veränderungen auf die Baukosten auswirken, kann der Planer dies rechtzeitig erkennen und auf die Ursache oder künftige Kosten späterer Leistungen eventuell noch Einfluss nehmen. Hierüber ist der Auftraggeber zu beraten.

BEISPIEL

Die Dokumentation dient sowohl zur Darstellung der Kostenentwicklung als auch dem Nachweis über die Information des Auftraggebers darüber.

Schnittstellendokumentation

Schnittstellen sind in den Planerverträgen ebenso zu regeln wie in den Bauverträgen.

Die Umsetzung ist aber zu dokumentieren:

Wer hat was gemacht und in welchem Zustand übergeben?

Der Baufortschritt eines jede Gewerks kann mit Text und Fotos dokumentiert werden und bei Streitigkeiten kann belegt werden, warum z.B. mehr Zeit oder Material benötigt wurde. Kann ein Gewerk nicht fristgerecht mit einer Arbeit beginnen, zeigt die Dokumentation des Vorgewerkes, warum die Arbeiten nicht fristgerecht abgeschlossen worden sind.

So können Verantwortlichkeiten auch noch nach Jahren nachvollzogen werden.

BEISPIEL

Der Bauherr ist dank einer guten Baudokumentation regelmäßig über den Bauablauf informiert und weiß, dass es Lieferschwierigkeiten gab und kennt auch die Ursachen dafür. Er ist daher nicht überrascht, wenn sich beispielsweise Ausführungsfristen ändern und der Bauverlauf sich verzögert.

Der Bauherr ist dann nicht über eine schlechte Planerleistung verärgert, sondern kann die Verzögerung der Lieferschwierigkeit zuordnen. Diese Transparenz kann Missverständnissen vorbeugen.

Das Protokoll der Abnahme ist ein wichtiges Dokument in der Baudokumentation!

Die rechtsgeschäftliche Abnahme der Bau- und Architektenleistungen ist ein bedeutender Wendepunkt im Bauablauf: Werklohn und Honorar werden fällig, die Gewährleistung beginnt und die Beweislast kehrt sich um; es droht der Verlust nicht vorbehaltener Ansprüche usw.

Der Abnahmezeitpunkt, fehlende Leistungen, vorbehaltene Mängel und Vertragsstrafeansprüche sind daher im Abnahmeprotokoll ebenso zu dokumentieren wie Fristen, die zur Mangelbeseitigung oder zur Ausführung fehlender Restleistungen gesetzt worden sind.

BEISPIEL

Im Bauablauf gerügte, aber noch nicht beseitigte Mängel müssen im Abnahmeprotokoll aufgeführt und erneut gerügt werden – sonst verliert der Auftraggeber unrettbar wichtige Gewährleistungsrechte!

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